Jeszcze kilka lat temu outsourcing księgowości kojarzył się głównie z dużymi korporacjami. Dziś korzystają z niego zarówno małe firmy, sklepy internetowe, startupy, jak i rozwijające się spółki zatrudniające pracowników w różnych modelach współpracy. Coraz więcej przedsiębiorców dochodzi do momentu, w którym samodzielne pilnowanie faktur, dokumentów kadrowych, ZUS-u czy zmian w przepisach zaczyna zwyczajnie zabierać zbyt dużo czasu. Szczególnie teraz, gdy firmy działają szybciej, bardziej cyfrowo i często w kilku kanałach jednocześnie. W praktyce outsourcing księgowości oraz kadr staje się dziś nie tylko wygodą, ale często po prostu rozsądnym sposobem na uporządkowanie biznesu.
Na czym właściwie polega outsourcing księgowości?
Najprościej mówiąc, outsourcing polega na przekazaniu wybranych procesów zewnętrznej firmie specjalizującej się w danym obszarze.
W przypadku księgowości może to obejmować między innymi:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- rozliczenia podatkowe,
- obsługę KSeF,
- przygotowywanie deklaracji,
- kontakt z urzędami,
- raportowanie finansowe,
- rozliczenia VAT,
- kontrolę dokumentów.
Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się również na outsourcing kadr i płac, czyli przekazanie zewnętrznej firmie obsługi pracowników oraz dokumentacji kadrowej.
Dlaczego firmy coraz częściej wybierają outsourcing?
Powód jest bardzo prosty – przedsiębiorcy chcą skupić się na rozwijaniu firmy, a nie na śledzeniu kolejnych zmian w przepisach.
Dziś prowadzenie biznesu oznacza często jednoczesne zarządzanie:
- sprzedażą,
- marketingiem,
- magazynem,
- pracownikami,
- klientami,
- logistyką,
- dokumentacją.
Do tego dochodzą zmieniające się przepisy, obowiązkowy KSeF, rozliczenia online i coraz większa liczba formalności.
W praktyce wiele firm dochodzi do momentu, w którym właściciel zaczyna poświęcać zbyt dużo czasu na sprawy administracyjne zamiast rozwój biznesu.
Kiedy outsourcing księgowości naprawdę zaczyna mieć sens?
Najczęściej przedsiębiorcy zaczynają rozważać outsourcing księgowości wtedy, gdy firma wchodzi na kolejny etap rozwoju.
To moment, w którym pojawiają się:
- pracownicy,
- większa liczba faktur,
- sprzedaż online,
- zagraniczni kontrahenci,
- magazyn,
- bardziej rozbudowane raportowanie,
- większa odpowiedzialność podatkowa.
Wiele osób zauważa wtedy, że „samodzielne ogarnianie wszystkiego” przestaje być efektywne.
Outsourcing często wybierają również firmy działające w branżach takich jak:
- IT,
- e-commerce,
- logistyka,
- usługi,
- marketing,
- branża kreatywna,
- startupy technologiczne.
Szczególnie tam, gdzie biznes rozwija się dynamicznie i potrzebna jest elastyczność.
Outsourcing kadr i płac – dlaczego staje się coraz popularniejszy?
Obsługa pracowników to dziś znacznie więcej niż samo naliczanie wynagrodzeń.
Kadry obejmują między innymi:
- umowy,
- urlopy,
- zwolnienia lekarskie,
- rozliczenia ZUS,
- PPK,
- dokumentację pracowniczą,
- badania i szkolenia,
- ewidencję czasu pracy.
Przepisy zmieniają się regularnie, dlatego wiele firm nie chce budować wewnętrznego działu HR i kadr już na wczesnym etapie rozwoju.
Outsourcing pozwala ograniczyć ryzyko błędów oraz uporządkować procesy związane z zatrudnianiem pracowników.
Czy outsourcing oznacza utratę kontroli nad firmą?
To jedna z najczęstszych obaw przedsiębiorców. W praktyce wygląda to jednak zupełnie inaczej niż kiedyś.
Nowoczesne biura rachunkowe pracują dziś głównie online. Przedsiębiorca ma stały dostęp do dokumentów, raportów i danych finansowych.
Coraz częściej standardem są:
- elektroniczny obieg dokumentów,
- systemy online,
- szybki kontakt z księgową,
- automatyczne raporty,
- integracje z bankowością,
- połączenie z systemami sprzedażowymi i magazynowymi.
Dzięki temu właściciel firmy może mieć nawet większą kontrolę nad finansami niż przy tradycyjnym modelu działania.
Outsourcing a oszczędność czasu
Wiele osób myśli o outsourcingu głównie w kontekście kosztów. Tymczasem dla przedsiębiorców często jeszcze ważniejszy okazuje się czas.
Prowadzenie firmy wymaga dziś ogromnej liczby decyzji każdego dnia. Im bardziej rozwija się biznes, tym większą wartość ma możliwość skupienia się na strategicznych działaniach zamiast na administracji.
Outsourcing pozwala więc ograniczyć:
- ręczne przepisywanie dokumentów,
- pilnowanie terminów,
- analizowanie zmian przepisów,
- kontakt z urzędami,
- chaos organizacyjny,
- ryzyko pomyłek.
Dla wielu właścicieli firm to po prostu większy spokój i poczucie bezpieczeństwa.
Czy outsourcing sprawdzi się w małej firmie?
Zdecydowanie tak. Dziś outsourcing nie jest rozwiązaniem wyłącznie dla dużych spółek.
Coraz częściej korzystają z niego:
- jednoosobowe działalności,
- sklepy internetowe,
- małe marki modowe,
- freelancerzy,
- startupy,
- firmy usługowe.
Szczególnie teraz, gdy większość procesów można obsługiwać zdalnie i automatycznie.
Dobrze zorganizowana księgowość oraz kadry pozwalają właścicielowi firmy skupić się na tym, co naprawdę rozwija biznes – klientach, sprzedaży i budowaniu marki.
Jeśli więc przedsiębiorstwo zaczyna rosnąć, pojawia się coraz więcej dokumentów, pracowników i obowiązków administracyjnych, outsourcing księgowości oraz kadr może okazać się jednym z najlepszych kroków organizacyjnych dla dalszego rozwoju firmy.